Identification du Concept
Seulment le ____ peut proposer des concepts et des grantees potentiels pour de nouvelles activités.
Question piège. Tout le monde peut proposer un concept ou un grantee!
Qui signe le formulaire de conflit d’intérêts pour une nouvelle activité?
Tous les membres du GMU
1) Quel membre du GMU est responsable de la collecte des produits livrables des grantees (et du suivi si nécessaire)? 2) Quel membre du GMU passe en revue et approuve les produits livrables?
1) GM/GA
2) PDO et IMS/OTI (pour les matériaux nécessitant l'approbation du contenu)
Qui soumet la demande de cloture d'activité à OTI? Qui peut changer le statut d'une activité à "Closed" (clôturée) dans la base de données?
La COP soumet la demande de clôture à l'OTI. Seulment OTI peut marquer une activité "clôturée".
Dans la journée qui suit la réception du YL, qui est responsable de la création 1) du dossier de l'activite dans Sharepoint et 2) de la nouvelle activité dans la base de données?
1) GM/GA
2) PDO
L'équipe MEL est responsable de quelles sections de l'activité dans la base de données avant le GL?
Théorie du changement, objectifs d'activité, téléchargement dans la section "File Management" du plan MEL, de l'ESF et de l'EMMP le cas échéant.
Pour les subventions impliquant des travaux d'infrastructure ou de réhabilitation, qui est responsable de l'apport technique, de superviser les travaux techniques, de déterminer l'acceptabilité technique et d'approuver les travaux?
L'ingénieur BFRP. Il devrait être impliqué dans le processus de l'appel d'offre et d'évaluation de l'entreprise, dans les visites de site préliminaires et périodiques et dans l'évaluation / l'approbation de l'achèvement provisoire et definitif des travaux.
Vrai ou faux: le GM ne peut pas démarrer le processus de clôture d'une activité tant que l'OTI n'a pas encore approuvé le FER.
FAUX
Le processus de clôture de l'activité doit commencer dès que l'activité est completée, ce qui signifie que tous les produits livrables ont été soumis et approuvés. GM devrait commencer à examiner l'intégralité du dossier Sharepoint et de la base de données avant que le rapport final du bénéficiaire soit terminé et approuvé. FER devrait être l'une des dernières étapes de la clôture.
Quel est le rôle du FPA lors de la periode de l'identification des nouveaux concepts?
Rencontrer les partenaires de la communauté en coordination avec le PDO pour identifier les problèmes de la communauté et les activités potentielles pour les résoudre. Fournit des informations pour le mapping des acteurs afin de s'assurer qu'aucun autre partenaire ne met en œuvre l'activité.
Qui effectue l'évaluation des risques avant l'attribution d'une subvention? Bonus: Quels éléments d'une évaluation des risques avant attribution sont toujours requis pour les subventions en nature?
GM avec l'assistance du GA. Toujours requis: références, performances passées, vérification de la conformité visuelle (Visual Compliance), preuve de capacité (y compris une visite du site) et copie du CNIB du signataire autorisé.
Pendant la mise en œuvre, qui est responsable de la collecte des données et du suivi général des progrès du grantee? Qui est responsable du reporting environnemental?
L'assistant MEL est chargée de surveiller les progrès des grantees, y compris les rapports environnementaux. Cependant, les PDO, GM et PS devraient également avoir l'habitude de faire régulièrement les visites sur le terrain. Les FPA devraient être particulièrement engagés dans les communes à haut risque sécuritaire.
Qui remplit et signe le certificat d'achèvement de la subvention? Quand dans le cycle d'activité?
Le GM rédige le certificat d'achèvement et l'envoie au grantee, puis à la COP pour la signature. Le certificat d'achèvement peut être complété dès que le rapport final est approuvé et que tous les paiements sont effectués.
Dès qu'un PDO identifie un nouveau concept d'activité, quel est le rôle des autres membres du GMU (avant le YL)? Fournir une responsabilité par membre GMU.
GM: Fournir des informations sur la faisabilité du concept, la capacité du grantee proposé et le type d'activité (parfois en consultation avec SGSM)
PS: Fournir des informations sur le budget initial, si nécessaire
FPA: Fournir des informations sur le terrain, rencontrer des partenaires communautaires
MEL: Partager les leçons apprises, apporter des commentaires sur les objectifs de l'activite et la Theorie de Changement
Vrai ou faux: AVANT LE GL, PS doit effectuer toutes les études de marché pour les achats figurant dans le budget de la subvention ou fournir des estimations de coûts à partir des achats précédents. Cela devrait être documenté dans le mémo de négociation.
VRAI
Pour les achats complexes du valeur élevé, PS doit également recevoir le PAR et commencer le processus complet de l'appel d'offre. Les factures pro forma doivent être téléchargées dans la base de données avec le budget de GL.
Vrai ou faux: Une subvention d'une valeur de 170 000 $ doit être examinée et approuvée par le departement de subventions au siege. Ensuite, la COP peut signer.
FAUX
Si plus de 150 000 $ :
1) Le GL doit être approuvé par le COR
2) La subvention doit être examiné et approuvé par le departement de subventions au siege
3) Une fois approuvé et signé par le bénéficiaire, SGSM facilite la signature de la subvention par le vice-président principal du siège (car le valeur est au-dessus du DOA de la COP)
Vrai ou faux - Le rôle du PDO dans le cycle d'activité se termine une fois que l'activité se termine. Expliquer pourquoi.
FAUX
Même si la mise en œuvre de tâches dans le cadre d'une activité est completée, il existe encore des aspects de la clôture où le PDO doit être impliqué (par exemple: la gestion de produits livrables approuvés; les ajouts ou commentaires sur le FER).
Pour les activités de construction ou de réhabilitation, quelles étapes supplémentaires doivent être faites avant le GL?
L'idée de concept doit être discutée avec le FPA et l'ingénieur et une visite initiale du site doit être programmée afin de confirmer la faisabilité. Si l'activité est faisable, l'ingénieur procède à une évaluation détaillée et soumet un rapport complet, une évaluation de la faisabilité et un Devis Quantitatif Estimatif (DQE) à la GMU afin d'informer l'élaboration ultérieure du concept et du budget pour le GL.
Vrai ou faux: Le PDO est le responsable principal pour la collecte de la liste des besoins du grantee afin de faciliter l'élaboration du budget.
FAUX
GM est responsable de la coordination entre le PDO et le grantee pour rassembler la liste des besoins et déterminer les spécifications (y compris tous les détails quantitatifs) afin d'aligner le budget avec le plan de mise en œuvre.
Pour les achats qui n'ont pas été commencés avant GL, le _____ envoie le PAR à _____ pour approbation. Sur la base du PAR, le _____ prepare la DDD/DDP brouillon et l'envoie à ______ pour la revue. Une fois approuvé, le ______ lance l'appel d'offre.
Pour les achats qui n'ont pas été commencés avant GL, le GM envoie le PAR au PM pour approbation. Sur la base du PAR, le PS prepare la DDD/DDP brouillon et l'envoie à l'OM pour la revue. Une fois approuvé, le PS lance l'appel d'offre.
Vrai ou faux: L'équipe finance est le seul responsable du rapprochement financier d'une activité. Expliquer pourquoi.
FAUX
Le comptable est chargé de préparer le rapprochement financier une fois que tous les paiements sont effectués et validés dans ABACUS. Cependant, le PS et le GM doivent vérifier que le rapport financier est complet, que tous achats ont ete faits (selon le budget d'activite et le plan de mise en oeuvre) et que le montant dépensé n’a pas dépassé le budget approuvé. L'OM assure la révue finale et fait le déobligation des fonds restants dans la base de données