INGRESOS
No se analizan los resúmenes de cuentas recibidas.
Representa una falla de control interno, nuevamente aquí opera el control de oposición de intereses debería conciliarse los resúmenes de cuenta recibidos de clientes con su respectiva cuenta corriente, y analizarse las diferencias y sus motivos, y de esta manera evitar problemas tanto de valoración como de exposición.
Efecto contable: Riesgo de que pasen desapercibidos errores de registro en cuentas de clientes
El acceso a almacenes es libre para todo el personal de la empresa.
Es una falla de control interno; Debería existir una política adecuada en relación con la seguridad y la custodia física de los bienes. Debería existir un responsable a cargo de la custodia de los bienes. Efecto contable: Podrían producirse faltantes de stock no detectados por la contabilidad.
Los informes de recepción no estan foliados.
Es una falla de control interno; Deben ser prenumerados. A efectos de poder controlar que los ingresos de mercadería han sido contabilizados en su totalidad, se requiere que los informes de recepción sean prenumerados (de este modo se evitan omisiones en la contabilización de los mismos).
El rezago se comercializa (no se llevan registros adecuados de rezago).
Es una falla de control interno, se deben llevar registros sobre rezago y poder valorizar las existencias al cierre de cada ejercicio. También se debería verificar que no se incluyan como productos rezago en buen estado que se estén comercializando a precios de rezago. Efecto contable: Podrían no cumplirse las normas contables de valoración en el rubro bienes de cambio.
En el sector de compras no se mantiene una copia de las órdenes de compras emitidas.
Es una falla de control interno, debería mantener una copia en el sector de compras, a efectos de verificar su posterior cumplimiento por parte del proveedor Hace a la eficiencia operativa; no tiene efecto contable.
No se efectúa análisis de obsolescencia del inventario
Es una falla de control interno y se debería contar con un análisis de tal naturaleza no solo a efectos de información de gestión sino también a efectos de la correcta valoración de los inventarios al cierre. La obsolescencia podría ser consecuencia de una planificación inadecuada de los volúmenes de compra, debido a cambios en los gustos del consumidor que afectó la demanda por parte de éste, a nuevos productos de la competencia, a la naturaleza de ciertos productos que tienen vencimiento por ejemplo. , etc.
Los recibos de cobranza no son prenumerados.
Es una falla grave de control interno y específicamente no se podría ejercer control sobre las cobranzas. Efecto contable: Se da lugar a que existen cobranzas sin contabilizar
Las órdenes de compra no son autorizadas por funcionario responsable
Es una falla de control interno, deben ser autorizadas por un funcionario responsable verificando que la compra se le adjudica a aquel proveedor que ofrece las mejores condiciones. Hace a la eficiencia operativa; no tiene efecto contable
Los inventarios físicos son efectuados por el encargado del depósito.
Es una falla de control interno, a pesar de que la persona responsable efectúe sus propios inventarios a efectos de realizar los controles que considere necesarios, alguien debería controlarlo periódicamente. Como norma de control interno, una persona no puede controlarse a sí misma; Debería existir una adecuada separación de funciones entre quien se encuentra a carga de las existencias físicas de los productos y quien realiza un inventario. Es necesario que se lleve a cabo inventarios por una persona distinta a la que es responsable de la custodia de los mismos. Efecto contable: Los inventarios no serán confiables, por lo que si los saldos contables son ajustados en función de los mismos, dichos saldos tampoco serán confiables.
Los recibos son prenumerados, los talonarios (En blanco) son custodiados por la secretaría de gerencia
El hecho que los recibos sean prenumerados es una adecuada norma de control interno ya que se puede controlar de esta manera que la totalidad de las cobranzas sean rendidas y contabilizadas, pero cabe recalcar que si no existe un control sobre la prenumeración, la prenumeración en si Misma no es un control suficiente. De no existir el control podrían quedar cobranzas sin contabilizar y lo que es peor, se daría lugar a la posible utilización de fondos por algunos empleados en beneficio propio y no de la compañía. En cuanto a la custodia, si la Gerencia estimó que la secretaría es confiable para asignarle la misma, no habría problemas.
No se cotejan los precios incluidos en la orden de compra aprobada con los de la factura del proveedor.
Es una falla grave de control interno, debería controlarse las facturas de proveedores con la orden de compra, para verificar que los precios y condiciones facturadas por el proveedor sean las acordadas. Efecto contable: Pueden llegar a contabilizarse compras por montos incorrectos, ya que no serán los acordados con el proveedor.