Buenas Prácticas
Pensando en nuestras fuentes internas, ¿dónde pueden los colaboradores encontrar información/documentación relacionada con el equipo de Compliance LATAM? (Ej: modelos de formularios, políticas, enlaces de formularios, etc.).
Compliance page - iConnect:
"Compliance Site Latam".
¿Cuál es la forma oficial de la Empresa de Comunicación con el Cliente?
E-mail.
¿La recopilación de datos personales, como nombre, dirección de correo electrónico y CPF, con el fin de firmar un contrato, está permitida?
Sí.
Quiero recomendar a mi hermano (que es una persona extremadamente capaz) para trabajar aquí en el equipo de MKT, donde yo también trabajo, y él se reportará a mí. ¿Consideras viable hacer esta recomendación? Sí o no, y ¿por qué?
No. Porque existe un conflicto de interés donde la aprobación de procesos/pedidos se vería comprometida debido a este vínculo familiar. Sin embargo, él puede ser recomendado para otro área.
Sé que existe un documento que orienta sobre Eventos de Thermo Fisher, patrocinio de eventos, contratación de speakers, entre otros... ¿De qué documento estamos hablando?
Compliance Playbook
¿Cuáles son las principales recomendaciones/guidelines a seguir en relación al uso de WhatsApp para conversaciones externas en nombre de Thermo Fisher?
WhatsApp debe ser utilizado solo para el intercambio de información básica (Ej: Confirmar la llegada al lugar de la reunión, cambio de horario, etc.), y no como medio oficial de comunicación.
Un cliente, en calidad de titular de los datos personales, solicitó la eliminación de su información de la base de datos de correos electrónicos de marketing de Thermo Fisher. Desde su perspectiva, ¿debemos proceder con la eliminación de los datos?
Sí, es posible la eliminación y Thermo Fisher debe realizarla, considerando que el envío de correos electrónicos de marketing no constituye un interés legítimo según la legislación.
¿Cuál es el valor máximo de obsequios para clientes?
El valor es de 30 USD. Los casos excepcionales deben ser enviados para análisis del equipo de Compliance.
Pasé por una situación en la que me sentí incómodo y me gustaría levantar la mano y reportar la situación. ¿Cuáles son los canales disponibles para realizar este proceso?
Se puede contactar al equipo de Compliance, RH, Employee Relations o utilizar el canal externo de reportes (Global Ethics Hotline).
A principios de este año (como todos los demás), completé el formulario de Compliance en relación con el conflicto de interés. Sin embargo, ahora, a mitad de año, recibí una notificación por correo electrónico informando que el sistema de reporte de conflicto ha cambiado. Como ya hice mi reporte a través del formulario al principio del año, no necesito enviar otro a través de este nuevo sistema, ¿verdad? ¿Sí o no y por qué?
No. Dado que las bases de datos son diferentes, es importante que todos los colaboradores envíen un nuevo formulario de conflicto a través de la nueva herramienta, independientemente de si ya se había hecho un reporte mediante el formulario anterior.
Durante un evento, en un stand de ventas, es necesario obtener el consentimiento de los titulares para la recopilación de sus datos personales. En este contexto, ¿cuál es la forma adecuada de proceder?
Thermo Fisher debe solicitar el consentimiento explícito e informado del titular, explicando la finalidad de la recopilación y el uso de los datos, y garantizando el derecho del titular de revocar el consentimiento en cualquier momento.
El equipo de Marketing quisiera contratar a 5 Speakers para participar en nuestra edición del Career Conference. Antes de formalizar un contrato de prestación de servicios, es necesario que el equipo envíe 5 formularios diferentes para que el equipo de Compliance realice los análisis sobre estos Speakers, ¿correcto? ¿Sí o no y por qué?
No. Solo un formulario es suficiente para que podamos analizar a todos los Speakers que estarán involucrados en esta acción.
Estoy organizando un evento que tendrá lugar en otra región (Ej: EMEA).
En este caso, basta con dejar que el equipo de Marketing de EMEA se encargue, ¿cierto?
¡No! Es importante que el equipo local también tenga visibilidad sobre la acción, ya que las normas, políticas, regulaciones, legislaciones y otros documentos importantes varían sus recomendaciones de acuerdo con la región en cuestión.
Vamos a participar en un evento que se llevará a cabo en los EUA. El equipo de Marketing de EUA lo organizó.
Vamos a invitar a clientes de México, Chile y Argentina. No necesitamos formularios.
¿Estás de acuerdo con esta afirmación? Sí / no y ¿por qué?
¡No! Es importante que el equipo local también tenga visibilidad sobre la acción, ya que necesitamos garantizar el debido registro en relación con esta invitación a los clientes, con el apoyo del equipo jurídico, además de recibir las recomendaciones del equipo de Compliance para evitar cualquier riesgo de percepción indebida.
¿Cómo debe realizarse la recopilación de datos en eventos?
Puede hacerse en una tableta, mediante código QR, etc., pero el encuestado debe estar presente durante el llenado para indicar si acepta o no compartir sus datos. Tomar notas y luego completar el formulario conlleva un riesgo para la empresa.
Como una forma de mantener buenas relaciones con un cliente que siempre compra nuestros productos, Giovanni del equipo de Marketing tuvo la idea de regalarle a este cliente dos entradas para el show de Madonna. ¿Podemos enviar esta invitación? ¿Sí o no y por qué?
No. Dado que aceptar enviar estas entradas está fuera del alcance de nuestro Código de Conducta, Compliance Playbook y otras políticas aplicables. Además, dependiendo de la entidad a la que estamos enviando (principalmente entidades públicas), estaríamos violando las leyes de competencia justa, además de generar una percepción indebida en el mercado de soborno.
¿Recuerdan los momentos de lluvias en Rio Grande do Sul? En ese momento, Thermo Fisher recibió una solicitud de donación de la Institución X para enviar productos y equipos. A cambio de esta donación, la institución confirmó que Thermo Fisher tendría su marca expuesta en todas las redes sociales y que realizarían compras tan pronto como restablecieran su capacidad de compra. ¿Consideras que este es el formato ideal de donación? ¿Sí o no y por qué?
No. Porque el objetivo de una donación es solo apoyar a la sociedad, sin el fin de obtener algún tipo de beneficio, ya sea directo con la compra de algún producto, o indirecto con la exposición de nuestra marca, por ejemplo.
Thermo Fisher está patrocinando un evento científico y, a cambio de su cuota de patrocinio, recibió 5 inscripciones gratuitas para este evento. Giovanni del equipo de Marketing tuvo la idea de usar estas inscripciones para captar leads y datos de contacto a cambio de las inscripciones. ¿Consideras que esta es una acción viable? Sí o no, y ¿por qué?
No. Debido a nuestras políticas y código de conducta, el equipo está instruido principalmente a compartir las inscripciones de forma interna. Si la estrategia es compartirlas externamente, se debe enviar un nuevo formulario de patrocinio para que podamos ayudar en el envío de una carta de invitación a la institución que se encargará de decidir quién participará en el evento.
Como empleado de Thermo Fisher, ¿tengo autoridad para firmar documentos en nombre de la empresa? ¿Esta afirmación es correcta? Sí o no. Justifique su respuesta.
No. La firma de documentos debe ser realizada por el representante legal de la división o por personas con los poderes correspondientes, y puedes verificar esta información con el Departamento Jurídico.
El equipo quisiera contratar a un Speaker que fue evaluado y aprobado recientemente (hace 2 meses) por el equipo de Compliance a través de formularios. Como fue evaluado hace muy poco tiempo por el equipo de Compliance, no es necesario enviar otro formulario para evidenciar esta contratación, ¿correcto?
Incorrecto. Siempre que un Speaker es contratado para prestar algún servicio en nombre de Thermo Fisher (ya sea con el pago de una tarifa o no), es necesario enviar un formulario de Contratación de Speaker al equipo de Compliance, ya que en cada evento puede tener interacciones diferentes en distintos escenarios (el público objetivo puede variar), y con ello, la recomendación del equipo de Compliance también puede variar dependiendo del escenario presentado.