Manual de Procedimientos
¿Qué define este manual?
La secuencia ordenada y cronológica de los pasos necesarios para realizar una tarea o proceso operativo cotidiano
Es el departamento principal encargado de diseñar, entregar y actualizar este manual.
Recursos Humanos
Es la autoridad o nivel jerárquico dentro de la empresa responsable de autorizar y respaldar el Manual de Políticas.
La Alta Dirección
¿Qué es?
Documento maestro que guía la excelencia y la mejora continua.
Esta sección del catálogo detalla lo que "el puesto requiere que haga la persona" (funciones y responsabilidades).
Descripción del puesto
Es el objetivo principal de documentar los procedimientos paso a paso dentro de una empresa.
Estandarizar las operaciones
Reducir errores
Verdadero o falso: Este manual debe incluir forzosamente el organigrama de toda la empresa.
Verdadero
Es la diferencia fundamental entre una política y un procedimiento.
La política marca el marco de actuación o regla, mientras que el procedimiento indica el paso a paso operativo.
¿Para qué sirve?
Garantizar la satisfacción del cliente
Son las siglas en inglés para referirse a los indicadores clave que miden el rendimiento de un puesto
KPI
Son documentos donde se registran datos o resultados durante la ejecución de un procedimiento.
Formatos o formularios oficiales
Además de la historia de la empresa, menciona otras dos opciones de información que este manual le enseña al empleado.
Prestaciones, horarios, reglamento, croquis, directorio y normas de uso de las instalaciones.
¿Qué es el manual de políticas?
Lineamientos y normas que guían la toma de decisiones.
Es la norma internacional de gestión de calidad más conocida a la que suelen alinearse estos manuales.
ISO 9001
Menciona dos procesos de Recursos Humanos que se basan directamente en la información del catálogo de puestos.
Reclutamiento/Selección, Evaluación del Desempeño, Capacitación o Valuación de Salarios
¿Qué es un diagrama de flujo?
Es la representación gráfica del paso a paso de un proceso operativo en este manual.
Tres componentes culturales o filosóficos fundamentales que debe incluir este manual.
Misión, visión, historia y valores institucionales
Da un ejemplo de dos tipos de políticas según el área funcional que regulan.
Políticas financieras, de recursos humanos, de seguridad, de compras...
Son dos áreas o roles clave que se coordinan para auditar y mantener actualizado el Manual de Calidad.
Coordinador/Gestor de Calidad y los Líderes de área
Esta sección especifica los requisitos mínimos de escolaridad, experiencia y competencias que debe poseer el candidato.
Perfil del puesto.
Menciona tres elementos indispensables que deben figurar en la portada de un manual de procedimiento.
Nombre del manual
Nombre de la empresa
Código del documento
Número de versión
Fecha de emisión/revisión
Firmas de autorización
Es el impacto organizativo clave que busca lograr el Manual de Bienvenida.
Acortar la curva de aprendizaje o capacitación para personal de nuevo ingreso; aumentar la retención/pertenencia del talento.
Garantizar la equidad, la ética y evitar la improvisación.
¿Qué es el principio de mejora continua?
Es la filosofía o principio central del Sistema de Gestión de Calidad que busca evaluar constantemente los errores para optimizar el servicio.
Es la diferencia entre habilidades técnicas (hard skills) y competencias blandas (soft skills) dentro del perfil de puesto.
Las hard skills son conocimientos o herramientas técnicas medibles (dominio de software, gestión de archivo digital, auditorías de almacén) mientras que las soft skills son habilidades socioemocionales (liderazgo, comunicación, trabajo en equipo).