Policias y procedimientos
Pensando en nuestras fuentes internas, ¿dónde pueden encontrar los empleados información/documentación relacionada con el equipo de LATAM Compliance? (por ejemplo, plantillas de formularios, políticas, enlaces de formularios, etc.).
Página de Compliance no iConnect: Compliance Page Latam.
¿Cuántas personas forman parte del equipo de Compliance de Thermo Fisher en LATAM? Cuáles son sus nombres.
Giovanni Pauliqui - Compliance Analyst
Luz Alba - Compliance Supervisor
Liana Cunha - Compliance Director
Quiero nominar a mi hermano (que es una persona extremadamente capaz) para trabajar aquí en el equipo MKT, donde yo también trabajo, y él me reportará. ¿Crees que es factible hacer esta nominación? ¿Sí o no y por qué?
No. Porque existe un conflicto de intereses donde la aprobación de procesos/solicitudes se ve comprometida debido a este vínculo familiar.
Tengo dudas sobre el proceso de registro en nuestro sistema (Eagle - MDM), ¿dónde puedo obtener más información al respecto? Además, ¿con qué equipo puedo ponerme en contacto para hacer una pregunta general sobre el proceso?
Página de Compras en iConnect y Equipo de Compras LATAM.
¿Dónde puedo encontrar información sobre temas de viaje y el uso de la Tarjeta Corporativa?
Política actual de T&E o LATAM T&E Team
En el almuerzo con un compañero de trabajo, estábamos discutiendo si la interacción X podría considerarse un posible conflicto de intereses para Thermo Fisher. ¿Qué documento podría ayudarnos a verificar que esta interacción es efectivamente un conflicto?
Política de Conflito de Intereses LATAM.
¿Cuál es el formato oficial de la Empresa para Comunicaciones con Clientes?
¿Podemos enviar regalos con un valor monetario superior a 30 USD?
No por la política. Los casos de excepción deben enviarse para su análisis por parte del equipo de Compliance.
Pensando en el proceso de registro de proveedores, ¿qué formulario de Compliance permite evaluar si estamos interactuando con un proveedor de alto riesgo?
Formulário de Compliance Pre Due Diligence.
¿Cualquier empleado de Thermo Fisher puede o debe tener una tarjeta corporativa?
No. La tarjeta debe solicitarse solo para los empleados de la banda 7/8, que necesitan usarla en viajes, etc., con la debida aprobación del gerente y otras áreas involucradas.
Sé que existe un documento que rige la directriz específica sobre Thermo Fisher Events, Patrocinio de Eventos, Contratación de Speakers entre otros... ¿De qué documento estamos hablando?
Compliance Playbook
¿Cuáles son las principales recomendaciones/pautas a seguir con respecto al uso de WhatsApp para conversaciones externas en nombre de Thermo Fisher?
WhatsApp solo debe usarse para intercambiar información básica (por ejemplo, confirmar una llegada al lugar de la reunión, cambio de hora, etc.), y no como medio de comunicación.
El equipo de Marketing quiere contratar a 5 Speakers para participar en nuestra edición de la Carrer Conference. Antes de formalizar un contrato de servicios, es necesario que el Equipo envíe 5 formularios diferentes para que el Equipo de Compliance realice el análisis sobre estos Speakers, ¿correcto? ¿Sí o no y por qué?
No. Un solo formulario es suficiente para que analicemos a todos los Speakers que participarán en esta acción.
De acuerdo con los documentos a los que tiene acceso, ¿cuáles son los tipos de proveedores que presentan más riesgos?
Entidades que reciben pagos de cuotas de patrocinio, Speakers, Consultorías y Asociaciones de Clase.
Me gustaría solicitar una aprobación de excepción para el uso de mi tarjeta corporativa, ¿a quién debo solicitar esta aprobación?
Equipe de T&E LATAM y su gestor.
Pasé por una situación en la que me sentí incómodo y me gustaría levantar la mano y denunciar la situación. ¿Qué canales existen para llevar a cabo este proceso?
Puede ponerse en contacto con el equipo de Compliance, RH, Compliance, Employee Relations o utilizar el canal de denuncias externo (Global Ethics Hotline).
A principios de este año (como todos los demás), completé el formulario de Compliance de Conflicto de Intereses. Sin embargo, ahora, a mediados de año, recibí una notificación por correo, informándome que el sistema de notificación de conflictos ha cambiado. Como ya hice mi informe a través del formulario a principios de año, no necesito enviar otro a través de este nuevo sistema, ¿correcto? ¿Sí o no y por qué?
No. Como las bases de datos son diferentes, es importante que todos los empleados envíen un nuevo formulario de conflicto a través de la nueva herramienta, independientemente de si ya se había realizado un informe a través del formulario anterior.
Como una forma de mantener buenas relaciones con un cliente que siempre compra nuestros productos, Giovanni del equipo de Marketing tuvo la idea de regalar a este cliente dos entradas para el concierto de Madonna. ¿Podemos enviar esta invitación? ¿Sí o no y por qué?
No. La aceptación de estos tickets está fuera del alcance de nuestro Código de Conducta, Compliance Playbook y otras políticas aplicables. Además, dependiendo de la entidad que estemos enviando (principalmente entidades públicas), estaremos violando las leyes de competencia leal, además de traer una percepción indebida al mercado del soborno.
Giovanni de Marketing está apoyando al equipo en el proceso de patrocinio de un evento que tendrá lugar próximamente. Para acelerar el proceso, incluso antes de cargar un formulario de patrocinio del evento al Equipo de Compliance, se puso en contacto con el Equipo de Registro y pidió apoyo para registrar la entidad que recibirá el patrocinio y el Speaker que hablará en nombre de Thermo Fisher. ¿Considera factible esta acción? ¿Sí o no y por qué?
No, porque el proceso correcto es enviar primero el formulario al Equipo de Compliance, ya que si encontramos algún tipo de red flag, podemos compartirla con el Equipo antes de comprometernos a cualquier tipo de pago a estos terceros.
¿Cuál es el procedimiento correcto a seguir para solicitar una excepción para el pago de gastos personales con la tarjeta corporativa?
No se permiten excepciones para gastos personales. Las situaciones de excepción específicas deben estar dentro del alcance de los viajes corporativos o las visitas de clientes.
Thermo Fisher recibió una solicitud de donación de la Institución X para enviar productos y equipos a Rio Grande do Sul. A cambio de esta donación, la compañía confirmó que Thermo Fisher tendría su marca expuesta en todas las redes sociales de esta empresa, además de realizar publicaciones de agradecimiento sobre la donación. ¿Entiendes que este es el formato de donación ideal? ¿Sí o no y por qué?
No. Porque el propósito de una donación es solo apoyar a la sociedad, sin el objetivo final de tener algún tipo de beneficio, ya sea directo con la compra de un producto, o indirecto con la exposición de nuestra marca, por ejemplo.
Thermo Fisher patrocina un evento científico y, a cambio de su cuota de patrocinio, ha recibido 5 inscripciones gratuitas para este evento. Giovanni, del equipo de marketing, se le ocurrió la idea de utilizar estas suscripciones para captar clientes potenciales y datos de contacto a cambio de suscripciones. ¿Crees que es una acción viable? Sí o no, ¿y por qué?
No. Debido a nuestras políticas y código de conducta, primero se le indica al equipo que comparta las entradas internamente. Si la estrategia es compartir externamente, se debe enviar un nuevo formulario de patrocinio, explicando el propósito de la presentación al cliente X, y siempre se debe compartir la invitación con la empresa, y ellos deciden por su cuenta quién usará la inscripción.
Al equipo le gustaría contratar a un Speaker que recientemente (hace 2 meses) fue evaluado y aprobado por el equipo de Compliance. Como fue evaluado muy recientemente por el Equipo de Compliance, no es necesario enviar otro formulario para evidenciar esta contratación, ¿correcto?
Incorrecto. Siempre que se contrate a un Speaker para prestar cualquier servicio en nombre de Thermo Fisher (ya sea con pago de FEE o no), es necesario enviar un formulario de Contratación de Speaker al Equipo de Compliance, ya que en cada evento, puede tener diferentes interacciones en diferentes escenarios (el público objetivo puede variar), y con ello, la recomendación del Equipo de Compliance también puede variar en función del escenario expuesto.