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L'ÉNIGME SIGMA
Qui dit vrai?
Dresser une liste et la vérifier deux fois
Engagement
Travail consciencieux
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Quels sont les deux numéros qui doivent être inclus au codage financier complet inscrit sur une facture?
Les numéros du centre de coûts et du grand livre.
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Quelles sont les deux délégations de pouvoirs qui ne peuvent être exercées pour la même transaction?
Le pouvoir d'attestation (en vertu de l'article 34 de la LGFP) et le pouvoir d'exécuter une opération (signature de contrat).
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Quel est l'élément essentiel pour approuver les factures selon la directive sur la vérification des comptes?
Le respect des modalités du contrat.
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Quel article de la LGFP exige l'attestation d'un solde non grevé suffisant?
L'article 32.
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Quelle pratique exemplaire devrait être suivie pour confier une délégation de pouvoirs provisoire?
Joindre une copie du courriel attestant la délégation de pouvoirs au document signé.
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Lors de l'approbation d'un paiement de facture en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), quels sont trois exigences liées au codage financier?
(3 des suivants) Le codage financier : 1) a été fourni. 2) est exact. 3) est complet. 4) et L'identité de la personne qui a vérifié la facture s'y trouve."
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Quel bloc-signature d'un bon de commande ou d'une commande subséquente SIGMA doit-on insérer au contrat au moment de la signature?
Le block-signature « Approuvé pour le ministre ».
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Qu'est-ce qui permet de vérifier que les modalités du contrat sont respectées?
L'accès au contrat lors de l'attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP permet de vérifier les modalités.
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Quel est le nom du pouvoir qui atteste qu'un solde non grevé suffisant est disponible?
Le pouvoir d'engager des fonds.
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Quel nom porte la directive qui comprend 17 exigences relatives à l'attestation préalable au paiement en vertu de l'article 34 de la LGFP?
La Directive sur la vérification des comptes.
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Quelles références relatives aux finances NE font PAS partie du codage financier complet et NE sont PAS un substitut acceptable au codage financier?
Les numéros de documents SIGMA (p. ex. 4000xxxxxx; 5100xxxxxx, etc.)
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Les erreurs relatives à la séparation des fonctions (en vertu de l'article 34 de la LGFP et du pouvoir d'exécuter une opération) se produisent le plus souvent avec trois types de contrats ou de documents liés au contrat. Nommez-en deux.
Les bons de commande, les commandes subséquentes et les autorisations de tâches sont le plus souvent associés aux erreurs relatives à la séparation des fonctions.
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En vertu de l'article 34 de la LGFP, quelles sont trois modalités habituelles qui doivent être vérifiées avant la signature d'un contrat?
"Trois des réponses suivantes sont acceptables : 1. Les modalités de paiement, y compris les formulaires sur le paiement anticipé. 2. La date de fin du contrat et l'autorisation des tâches. 3. La valeur maximale du contrat. 4. La date de début du contrat. 5. Le montant du contrat."
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À partir de quel moment le pouvoir d'engager des fonds doit-il être exercé?
Avant l'adjudication du contrat.
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Quels sont deux types de documents qui constituent une preuve que les biens et les services ont été reçus?
Deux des documents suivants sont considérés comme une réponse acceptable : - une feuille de temps, - un bordereau d'expédition signé, - un certificat d'acceptation de livraison.
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Quel outil un AGENT ADMINISTRATIF/AGENT DE GESTION DES CONTRATS peut-il utiliser afin d'assurer que les responsabilités relatives au pouvoir d'attestation (en vertu de l'article 34 de la LGFP) seront assumées?
Agent d'administration des marchés : liste de vérification du pouvoir d'attestation (VISUEL).
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Quel outil de la DGCGBR fournit le plus d'information sur la séparation des pouvoirs?
La section relative à la séparation des pouvoirs du portail Web sur l'approvisionnement de la DGCGBR. (VISUEL).
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Quelle pratique exemplaire a été élaborée par vos collègues de la DGCGBR afin d'assurer que les modalités du contrat sont vérifiées avant son attestation en vertu de l'article 34 de la LGFP?
Le processus d'autorisation de la DGCGBR (VISUEL).
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Si le codage financier de votre dépense liée au contrat change, quelle mesure doit être prise à l'égard de l'engagement existant?
Un nouvel engagement doit être préparé et signé.
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Nommez les trois outils qui certifient que vous respectez les exigences relatives à l'attestation préalable au paiement?
1. Le processus d'autorisation en vertu de l'article 34 de la LGFP. 2. Agent d'administration des marchés : liste de vérification du pouvoir d'attestation 3. Liste de vérification du pouvoir d'attestation (VISUEL)
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Nommez deux types de documents SIGMA qui peuvent faire fonction de contrat?
Les bons de commande et les commandes subséquentes de SIGMA (942) font fonction de contrat une fois signés et envoyés au fournisseur.
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Que peut-on considérer comme une stratégie de signature dans les cas d'achats pour lesquels il existe un grand nombre de factures? (INDICE : Elle permet à la personne possédant le plus haut niveau de classification de signer le moins de documents.)
Deux réponses sont acceptables : a) Faire signer la commande subséquente ou le bon de commande par votre superviseur. b) Faire signer les autorisations de tâches par votre superviseur ET l'approbateur concerné."
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Parfois, les modalités d'un contrat sont modifiées durant la période visée par le contrat. Comment vous assurez-vous de respecter les nouvelles modalités?
Avoir en main les MODIFICATIONS apportées ainsi que le contrat au moment de vérifier les factures.
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De quel façon un pouvoir d'engager des fonds est-il délégué?
Par écrit (en signant le formulaire approprié).
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À quelle section du Portail des ressources d'approvisionnement de la DGCGBR vous reportez-vous lorsque vous rencontrez un problème?
À la section « L'apprentissage par l'expérience » du Portail des ressources d'approvisionnement de la DGCGBR.