Les principes de base en GI
Bonnes habitudes - Gestion des documents
Gestion des Courriels
AgriDOC (RDIMS)
Nettoyage Électronique
100
Vous vous en servez chaque jour dans votre travail, comme nous tous. Dans chaque secteur et à tous les niveaux à AAC, c’est le combustible qui fait avancer nos programmes et nos services, le fondement sur lequel nous basons nos décisions et nos mesures, et le catalyseur de la qualité dans les services à la clientèle et la mise en œuvre des programmes.
Qu’est ce que « l’information »?
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Tout document utilisé par les employés d’AAC pour le contrôle, le soutien ou la documentation de la mise en œuvre des programmes, l’exécution des activités, la prise de décisions ou la présentation des activités du Ministère.
Qu’est ce qu’un document officiel/ministériel?
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Les courriels dont vous n’avez plus besoin, mais qui sont encore accessibles si vous n’avez pas vidé votre corbeille.
Que sont les éléments supprimés?
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Les 30 documents les plus récents que vous avez créés ou modifiés au cours des 90 derniers jours.
Qu’est ce que le dossier des « documents récemment modifiés »?
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Un endroit où les employés ne devraient pas conserver d’information officielle. Peut servir à conserver des renseignements personnels comme un curriculum vitæ.
Qu’est ce que « le lecteur P ou C »?
200
Les employés responsables de la gestion de l’information ministérielle.
Qui sont « toutes les personnes qui travaillent à AAC »?
200
Il permet de conserver l’information créée, générée, recueillie ou reçue dans le contexte des activités du gouvernement, peu importe son format (papier, page Web, courriel, carte, etc.).
Qu’est ce qu’un document?
200
Une copie de chaque courriel que vous avez envoyé. Ces copies doivent être supprimées régulièrement pour éviter de prendre trop de place sur les serveurs.
Que sont les éléments envoyés?
200
Pour gagner du temps, c’est la première chose que vous devriez faire après avoir obtenu votre compte AgriDOC.
Qu’est ce que « choisir les paramètres par défaut »?
200
L’endroit que nous utilisions pour conserver notre information officielle, mais qui est maintenant trop plein et qui n’est pas accessible aux employés qui répondent aux demandes d’AIPRP et travaillent aux dossiers des litiges en instance. Ne permet pas de faire des recherches rapides ni de traiter plusieurs versions.
Qu’est ce qu’un « lecteur partagé »?
300
La durée pendant laquelle une ressource d’information est conservée.
Qu’est ce que la « période de conservation »?
300
Genre de document qui sera nécessaire seulement pendant un certain temps pour l’achèvement d’une tâche de routine ou la préparation d’un document subséquent. Il peut être éliminé lorsqu’il n’est plus nécessaire, à moins qu’il se rapporte à une demande d’accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) ou à un litige en instance.
Qu’est ce qu’un document temporaire?
300
Grâce à elle, l’employé pourra consulter la version la plus récente d’un document même s’il l’a reçue pendant qu’il était en congé de maladie et que son équipe a continué d’y travailler après le lui avoir expédié.
Qu’est ce qu’une référence?
300
Lorsque vous le cherchez, si vous n’êtes pas sur la liste des personnes autorisées (à avoir accès), AgriDOC vous dira qu’il n’existe pas.
Qu’est ce qu’un document « Protégé A ou B »?
300
Lorsqu’on importe des documents actifs qui étaient sur un lecteur partagé, leur donner un nouveau nom devrait être la première étape et devrait se faire au moyen de ce document précieux créé par un groupe de travail spécialisé de votre direction générale.
Qu’est ce qu’une « convention d’appellation »?
400
IMAGINEZ UN CERCLE… 1- Planification de la gestion de l’information 2- Collecte, création, réception et saisie 3- Organisation 4- Utilisation et diffusion 5- Tenue à jour, protection et préservation 6- Élimination 7- Évaluation
Qu’est ce que la « gestion du cycle de vie des documents et de l’information »?
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Il crée des politiques et des directives et il demande aux employés de tous les ministères du gouvernement du Canada de les respecter; c’est pourquoi nous utilisons maintenant un système de gestion électronique de documents comme AgriDOC.
Qui est le « Secrétariat du Conseil du Trésor »?
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La cote de sécurité la plus élevée d’un document qui peut être transmis par courriel.
Qu’est ce que « Protégé A »?
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Elle simplifie le processus de révision tout en protégeant l’intégralité des antécédents et de l’évolution du processus décisionnel. On peut en créer jusqu’à 99.
Qu’est ce qu’une « version »?
400
Le document qui devrait toujours être créé et envoyé au service des archives avant que puisse commencer le processus d’élimination de l’information officielle dont la période de conservation est terminée.
Qu’est ce qu’un inventaire?
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Les autorisations qui permettent aux ministères du gouvernement du Canada de disposer de l’information.
Que sont les APDD (autorisations pluriinstitutionnelles de disposer de documents)?
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L’élimination des documents fédéraux ou ministériels, qu’il s’agisse ou non de biens de surplus, est subordonnée à l’autorisation écrite du bibliothécaire et archiviste ou de la personne à qui il a délégué, par écrit, ce pouvoir.
Qu’est ce que la Loi sur la Bibliothèque et les Archives du Canada?
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L’employé d’AAC responsable de conserver un courriel reçu de l’extérieur du Ministère et qui revêt de l’intérêt pour le Ministère.
Qui est « la personne dont le nom figure en première place sur la liste de distribution »?
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Le champ que vous devez vous souvenir de modifier sur le profil AgriDOC des documents que vous avez créés si vous quittez AAC ou si vous changez de poste.
Qu’est ce que le champ Contact?
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Les vieux courriels sont transférés dans ce dépôt plus rapidement qu’avant parce que nos serveurs contiennent trop d’information et aussi parce que les employés d’AAC ne font pas assez souvent le ménage dans leurs courriels.
Qu’est ce que la voûte?