Notions générales
Qu’est-ce que la gestion documentaire ?
L’ensemble des méthodes et outils permettant de créer, organiser, conserver, retrouver et détruire des documents.
Quels sont les principaux types de classement ?
Alphabétique, numérique, chronologique et thématique.
Quels sont les avantages de la gestion électronique des documents (GED) ?
Accès rapide, partage facilité, réduction du papier et meilleure sécurité.
Qu’est-ce qu’un calendrier de conservation ?
Un document qui indique la durée de conservation des dossiers.
Qu’est-ce que la confidentialité documentaire ?
La protection des informations sensibles contre un accès non autorisé.
Quelle est la différence entre un document actif et semi-actif ?
Actif : utilisé fréquemment; semi-actif : utilisé occasionnellement mais encore utile.
Dans quels cas privilégie-t-on le classement numérique ?
Lorsque les documents sont volumineux ou nécessitent une codification spécifique.
Qu’est-ce qu’un système GED ?
Un logiciel permettant de gérer le cycle de vie des documents numériques.
Pourquoi respecter les délais de conservation ?
Pour se conformer aux lois et éviter les sanctions.
Quels sont les moyens de sécuriser les documents numériques ?
Mots de passe, chiffrement, accès restreint.
Qu’est-ce qu’un document inactif ?
Un document qui n’est plus utilisé mais conservé pour des raisons légales ou historiques.
Qu’est-ce qu’un index documentaire ?
Une liste ou base de données permettant de retrouver rapidement les documents.
Pourquoi faire des sauvegardes régulières ?
Pour éviter la perte de données en cas de problème technique.
Qu’est-ce que l’archivage ?
Le transfert des documents inactifs vers un espace de conservation.
Qu’est-ce qu’un accès restreint ?
Limiter l’accès aux documents à certaines personnes autorisées.
Pourquoi la gestion documentaire est-elle essentielle en entreprise ?
Pour faciliter l’accès à l’information, améliorer l’efficacité et assurer la conformité légale.
Pourquoi utiliser des codes de classification ?
Pour faciliter le rangement et la recherche des documents.
Qu’est-ce que le contrôle des versions ?
Le suivi des modifications d’un document au fil du temps.
Quelle est la différence entre archivage et destruction ?
Archivage : conservation; destruction : élimination sécurisée.
Pourquoi tracer les accès aux documents ?
Pour assurer la sécurité et détecter les utilisations non autorisées.
Qu’est-ce qu’un plan de classification ?
Un système structuré pour organiser les documents selon des catégories et sous-catégories.
Quelles sont les bonnes pratiques pour nommer un fichier numérique ?
Nom clair, date (AAAA-MM-JJ), version et mots-clés pertinents.
Quels sont les risques d’une mauvaise gestion numérique ?
Perte d’information, erreurs, failles de sécurité.
Comment doit-on détruire des documents confidentiels ?
Par déchiquetage ou suppression sécurisée.
Quel est le rôle du personnel de secrétariat en gestion documentaire ?
Assurer l’organisation, la mise à jour, la sécurité et la disponibilité des documents.