Communiqué de presse externe
La présentation de l’information doit suivre un ordre
Décroissant d’intérêt
Contenus et normes de rédaction - Le plan de rédaction d’un communiqué interne - Éléments de l’en-tête
Le nom de l’entreprise, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse du site Web
Le communiqué est souvent imprimé sur le papier en-tête de l’entreprise ou de l’organisme. Sinon, les mêmes informations doivent y être rédigées, mais aucune norme de rédaction ne s’applique.
1.
le nom de votre entreprise, ses coordonnées et son domaine d’affaires ;
Nombre de personnes attendues
Avant toute chose, vous devez connaître le nombre de participants. Pour vous aider dans votre travail, vous pouvez tenir compte, s’il s’agit d’un événement récurrent, du taux de participation de l’édition qui a eu lieu l’année d’avant ou de celui des deux dernières années. Si l’événement a lieu pour la première fois, peut-être pouvez-vous vous fier au taux de participation d’un autre événement de nature similaire. Cela vous donnera une bonne idée du nombre de personnes susceptibles de se présenter.
Si des photos doivent accompagner le communiqué, elles doivent être transmises
En pièces jointes et non pas insérées à même le communiqué
Contenus et normes de rédaction - Le plan de rédaction d’un communiqué interne - Bloc-initiales
Cette mention est utilisée pour identifier la personne qui transmet la nouvelle et la per?sonne qui la saisit. Si c’est la même personne qui transmet la nouvelle et en saisit le texte, le bloc-initiales n’est pas obligatoire. Tout comme pour la lettre, le bloc-initiales est présenté comme ceci : • les initiales de la personne qui transmet la nouvelle précèdent celles de la personne qui la saisit, sont en majuscules et suivies d’un trait oblique ; • les initiales de la personne qui saisit le texte sont en lettres minuscules. Exemple : PR/jn
2.
le type d’événement;
Nombre de salles
Que vous ayez ou non le programme établi pour la tenue de l’événement, vous devez connaître le nombre de salles dont vous aurez besoin (pour les ateliers, les repas, les exposants, etc.). Comme vous préciserez le nombre de personnes susceptibles de se présenter, la personne responsable des réservations de l’établissement retenu vérifiera si les salles dont vous avez besoin sont assez grandes pour accueillir le nombre de personnes requis
Selon la nouvelle à transmettre, certaines questions peuvent faciliter la rédaction, telles que
• Qui ? Le public cible de la nouvelle ; • Quoi ? La nouvelle comme telle ; • Quand? La date du lancement, de l’événement, de la fusion, etc. ; • Où? L’endroit où a lieu l’événement, le lancement, etc. ; • Pourquoi ? La raison d’être du produit, de l’événement, de la nomination, etc.
Tout comme pour les communiqués de presse, il est recommandé de conserver ____ ____ des communiqués internes, car cela permet de retracer certaines informations ______ transmises à l’ensemble du personnel d’une entreprise ou d’un organisme.
Tout comme pour les communiqués de presse, il est recommandé de conserver une copie des communiqués internes, car cela permet de retracer certaines informations importantes transmises à l’ensemble du personnel d’une entreprise ou d’un organisme.
3.
la date et l’horaire prévu de l’événement;
Espace pour le quartier général
Quel que soit le lieu choisi pour la tenue de l’événement, il est recommandé de prévoir un espace où déposer les effets personnels des organisateurs et du personnel, les cadeaux, les prix de présence, le surplus de matériel, etc. Le quartier général n’accueillera pas tous les participants. Pour cette raison, vous devez préciser le nombre de personnes de votre équipe qui en auront besoin ou les dimensions de l’espace requis (exemple : si vous avez à ranger des choses qui prennent beaucoup de place
Cet indicatif est la marque traditionnellement utilisée pour indiquer la fin du texte à diffuser.
Indicatif – 30 –
Normes de rédaction - Le plan de rédaction d’un communiqué interne - Texte du communiqué
Les particularités de la rédaction du texte : • il peut être rédigé à la 1re personne du singulier, à la 2e personne du pluriel ou à la 3e personne en général (pourvu qu’il y ait une uniformité dans le contenu); • il doit être bref et concis pour annoncer l’essentiel de la nouvelle
4.
le nombre de personnes attendues
Espace pour l’accueil
L’accueil des invités et des participants est un moment important lors du déroulement d’un événement. Vous devez éviter la congestion aux portes et vous assurer que chacun sera accueilli chaleureusement, mais rapidement. Si besoin, informez-vous à savoir s’il y a un vestiaire et si ce dernier est payant. Dans l’éventualité où il n’y a pas de vestiaire, vous devrez peut-être réserver une salle supplémentaire pour en aménager un.
Le communiqué de presse est généralement transmis par ______ ________ soit à _________
Le communiqué de presse est généralement transmis par courrier électronique, soit à l’ensemble des médias ou à des médias choisis pour leur lectorat (public cible).
Normes de rédaction - Le plan de rédaction d’un communiqué interne - Bloc-signature
Tout comme pour la lettre, le bloc-signature peut se présenter de différentes façons : • s’il s’agit d’une fonction unique, la signature débute par Le ou La, suivi de la fonction, suivie d’une virgule. Le nom du service peut être inséré sous le nom de la personne ; Exemple : La directrice, Pauline Rivest Service des communications • s’il s’agit d’une autre fonction, celle-ci se place à côté du nom de la personne (elle sera précédée d’une virgule et débutera par une lettre minus?cule) ou sous le nom de celle-ci (elle débutera par une lettre majuscule); • la mention du service se place sous le nom de la personne et débutera par une lettre majuscule. Exemple : Marthe Caron, secrétaire Service des ressources humaines OU Marthe Caron Secrétaire
5.
les besoins particuliers.
Fournitures et matériel complémentaire
Vous devez déterminer les fournitures et le matériel complémentaire dont vous avez besoin pour chaque salle réservée. Voici des exemples:
Fournitures de bureau: - crayons et stylos ; - feuilles de notes ; - pochettes ; - marqueurs pour tableau blanc
Électronique : - rallonges ; - projecteurs multimédias et toiles de projection; - écrans ; - amplificateurs ; - caméras et trépieds ; - micros. Si vous utilisez un projecteur, vous devez penser au fait que le local ou la salle doit permettre une certaine obscurité pour offrir une bonne visibilité. Lorsque vous devez prévoir un micro, assurez-vous de préciser s’il s’agit d’un micro à main, d’un micro sur pied, d’un micro-casque ou d’un micro-cravate.