Control de Documentos/Gestión de Procesos
¿Cómo definen y documentan los procesos dentro de GBS+?
-DTP (Desktop Procedure)
¿Cuál es su enfoque para identificar, evaluar y mitigar los riesgos dentro de los procesos del GBS?
- RAPC (Risk Analisys and Process Control)
¿Qué acciones han tomado como resultado de la retroalimentación o encuestas de satisfacción?
- Mejoramiento de la calidad de procesos
-Tiempo de respuesta
¿Dónde se registran las inicitivas de mejoras continuas a los procesos?
- CI Tool
¿Cuál es el propósito de Henkel?
Pioneers at heart for the good of generations.
¿ Dónde se encuentran almacenados tus procesos y cuál es la vigencia de dichos documentos?
- SDS (Signabvio Docuemnet Storage)
-Vigencia de 2 años
¿Quiénes tiene acceso al documento de mitigación de riesgos y de acciones correctivas?
- Team Leads, Managers y CI Coordinators
¿Cómo aseguran que todos los procesos cumplen con las normativas locales e internacionales aplicables a GBS?
-De acuerdo a los requerimientos de HR Local (DTP aprobado) y el SLA global.
-Auditorias.
¿Cómo gestionan los cambios en procesos, tecnologías o normativas dentro de GBS?
-Scope Change Request.
-Cambios en el SLA.
-Automatizaciones (CI Tool).
¿Con qué Valor de GBS te identificas? ¿Cómo aplicas este valor a tus procesos?
We put our customers and consumers at the center of what we do.
We value, challenge and reward our people.
We drive excellent sustainable financial performance.
We are committed to leadership in sustainability.
We shape our future with a strong entrepreneurial spirit based on our family business tradition.
¿Cómo aseguran que todos los empleados involucrados en un proceso lo siguen de manera estandarizada?
- Por medio del DTP y seguir la descripción del mismo en función al proceso
¿Cómo identifican, documentan y tratan las no conformidades dentro de sus procesos?
- Por medio del CCA (Corrections and Corrective Actions)
¿Cómo miden la satisfacción de los clientes internos y externos respecto a los servicios proporcionados por GBS?
CSAT/Fast Survey/Pulse Check
¿Qué acción se debría de tomar cuando no se puede visualizar la información de las metricas?
- Team Leads pueden solicitar el reporte mensual a governance, sin embargo, igualmente debe existir un documento (correo) que avale que la plataforma oficial se encuentra teniendo problemas técnicos para desplegar la información.
¿Con qué objetivo de calidad te identificas? ¿En tu área qué acciones implementas para lograr este objetivo?
To drive powerful financial performance.
To strengthen our position as full solution provider.
To contribute to Henkel Corporate Social Responsibilities, Sustainability and Corporate Governance.
To foster our Digital transformation.
To continuously improve our daily operations by designing lean & simple processes.
To further engage and energized our global GBS+ Team.
¿Cómo aseguran que solo el personal autorizado tiene acceso a documentos controlados?
-Quality compliance checks.
-Mi manager es el encargado del control de accesos.
Explica la difernecia entre EL RAPC y CCA, e indica el sigfinicado de sus siglas
- CCA= Corrections and Corrective Actions
-RAPC= Risk Analisys and Process Control
CCA sirve para escalaciones de alto impacto dentro de los procesos; RAPC es para mitigar riesgos externos
¿Podría mostrarme el plan de formación y cómo validan las competencias adquiridas?
- Training Record en el Learning HUB (cornerstone)
-Onboarding Plan (Campus 2.0)
¿Qué indicadores clave utilizan para monitorear el desempeño de los procesos de GBS?
-KPI's (Key Performance Indicators)
-Herramienta Power BI
¿Qué controles tienen implementados para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información manejada por GBS?
- Plataformas exclusivas para HR/Payroll
- Protección de los documentos (HR Encrypted)
- Security Questions (Contact Center)
- Trainings Data Protection
¿Cuál es el proceso que siguen para garantizar que los documentos críticos están actualizados y aprobados por las personas correspondientes?
-ISO: Document Control
-SDS (Signavio Document Storage)
NOTA: La vigencia de los documentos es de dos años como máximo, estos deben mantenerse actualizados constantemente
¿Cómo aseguran la trazabilidad de los documentos en cada fase del proceso dentro de GBS?
- DTP/ Process Card
¿Cómo aseguran que su personal esté capacitado para llevar a cabo las actividades relacionadas con sus responsabilidades en GBS?
-A través del Onboarding Plan y Learning Hub
- Preparacion con el job description.
¿Cómo podemos indentificar el target establecido en tu proceso?
En el SLA (Service Level Agreement)
¿Cómo gestionan el acceso a los datos sensibles y qué medidas toman para prevenir filtraciones o pérdidas de información?
- HR view para ciertas plataformas
- Accesos a documentos restringidos
- Quality Compliance Check